Poproszę kopię dokumentów! Tak, wiem, że to dziesiąty raz… czyli jak porządkować ważne papiery

Toniesz w stosach dokumentów, co chwilę gubisz ważne papiery i za nic nie możesz ich znaleźć wtedy, kiedy są potrzebne? Znam to bardzo dobrze! Od ponad pięciu lat prowadzę fundację, więc liczba faktur, sprawozdań finansowych, ustaw, dokumentów urzędowych, umów z pracownikami, które przewijają się przez moje ręce, jest niewyobrażalna. Do tego dochodzą wszystkie prywatne dokumenty, jak rachunki, sterty wyników badań moich i moich dzieci, akty notarialne, umowy kredytowe, akty urodzenia, akty ślubów, umowy o pracę, PIT-y, zaświadczenia lekarskie itd.

A ja nienawidzę papierologii. I tonęłam w niej od lat, nie umiejąc przechowywać ważnych dokumentów. Wiele razy oczywiście ponosiłam bolesne konsekwencje tego bałaganu, gdy nie mogłam znaleźć czegoś ważnego i musiałam na szybko wymyślać jakieś rozwiązanie problemu.

W końcu, po przeczytaniu kilkudziesięciu poradników i po odbyciu wielu rozmów z osobami, które uwielbiają porządki, przygotowałam się go gruntownego ogarnięcia spraw papierkowych. Tobie też to polecam, zobaczysz, że od razu żyje się lepiej, bo znika wiele stresów związanych z chaosem w dokumentach. Ważne, żebyś wybrała na porządki taki dzień, w którym będziesz miała czas i spokój, i w którym nic cię nie będzie rozpraszało. Dobrze jest sobie taki dzień wcześniej zaplanować i wpisać do kalendarza, by przygotować się do niego psychicznie.

A oto plan działania:

Miejsce

Wybierz miejsce, gdzie będziesz chciała trzymać wszystkie dokumenty. Przeznacz na nie jedną lub dwie szafki, specjalną półkę na regale albo miejsce na biurku. Zastanów się, w czym będzie ci je najwygodniej przechowywać: w segregatorach, w teczkach, w pudłach, a może w kartonikach na dokumenty, i przygotuj je. Przydadzą się też plastikowe koszuli i dziurkacz.

Wyjmij wszystko

Wyjmij z szafek, szaf, szuflad, toreb, plecaków, segregatorów itd. wszystkie dokumenty, które posiadasz. Tak. Po prostu wywal te wszystkie papiery na podłogę. Przeszukaj dokładnie każdy kąt w mieszkaniu, gdzie mogą leżeć jakieś porzucone rachunki czy umowy, sprawdź w koszu na brudy w łazience, na kuchennym parapecie pod doniczkami i pod stołem. Wszystko ma się znaleźć w jednym miejscu na podłodze.

Śmieci

Naszykuj worek na śmieci (spokojnie, nie wyrzucimy wszystkiego).

Kategorie

Weź do ręki każdy dokument i przyjrzyj mu się, a następnie odłóż na różne stosiki w zależności od kategorii:

STOSIK 1:

rachunki za telefon, internet, prąd, gaz, śmieci i wodę;

STOSIK 2:

pisma od administracji i spółdzielni, umowy wynajmu mieszkania, pisma lokalowe, akty notarialne i wszystkie dokumenty dotyczące domu i mieszkania;

STOSIK 3:

pisma z ZUS-u, urzędu skarbowego, KRS-u, urzędu miasta czy gminy;

STOSIK 4:

umowy o pracę i inne umowy zawodowe (zlecenia, dzieła, wolontariaty itp.), świadectwa pracy, korespondencja z pracodawcą;

STOSIK 5:

umowy edukacyjne (szkolne i uczelniane), pisma ze szkół i uczelni, dyplomy  i świadectwa, czyli wszystko co związane z kształceniem;

STOSIK 6:

akty urodzenia i zgonu członków rodziny, akty ślubu, świadectwa chrztu, bierzmowania itd.;

STOSIK 7:

umowy z bankami, umowy kredytowe i hipoteczne, dokumenty zakupu nieruchomości, dokumenty zakupów ratalnych, dokumenty ubezpieczeniowe (ubezpieczenie domu, samochodu, na życie, podróży, dzieci itp.).

STOSIK 8:

dokumentacja medyczna: wyniki badań, wypisy ze szpitala, zaświadczenia i opinie lekarskie, skierowania na badania, recepty, umowy z placówkami medycznymi;

STOSIK 9:

dokumenty psychologiczne i psychiatryczne: kontrakty terapeutyczne, zaświadczenia z poradni zdrowia psychicznego i od psychiatry, recepty i zalecenia. rachunki za terapie, opinie psychologiczne, prace terapeutyczne, materiały od terapeutów i psychologów

STOSIK 10:

dokumenty zawodowe, jeśli prowadzisz własną działalność: dokumenty założycielskie firmy lub organizacji, umowy wynajmu lokali, faktury, umowy z firmą rachunkową, dokumenty bankowe, umowy z pracownikami – wszystko co dotyczy twojej firmy lub organizacji;

STOSIK 11:

dokumenty dzieci, męża, żony, partnera, partnerki, rodziców – jeśli masz takie w swoim posiadaniu: umowy ze szkołą, przedszkolem czy domem seniora, wyniki badań,  zaświadczenia o niepełnosprawności, opinie psychologiczne – wszystko co dotyczy innych osób, a ty musisz to przechowywać;

STOSIK 12:

jeśli masz dokumenty, które kwalifikują się do innej kategorii, to stwórz na nie dodatkowe stosiki.

Teraz przegląd

Przejrzyj dokładnie każdy stosik i upewnij się, czy na pewno wszystko, co się na nim znajduje, jest ważne. Często magazynujemy po prostu śmieci. Pamiętam, że kiedy robiłam swój pierwszy porządek w dokumentach, byłam w szoku, ile znalazłam między papierami zupełnie niezwiązanych z niczym notatek, zapisków, wizytówek, pokreślonych kartek, kopert po listach, które powinnam wyrzucić itd. Było też wiele niby-dokumentów, które dokumentami nie były: instrukcje obsługi telefonów, których nie mam już od kilku lat, oferty ubezpieczeń na życie, która były dołączone do jakiegoś pisma. Takie rzeczy generują dodatkowy bałagan i utrudniają znajdowanie rzeczy najważniejszych. Teraz masz okazję wykorzystać worek na śmieci!

• Z każdego stosiku wyrzuć te rzeczy, które nie są ci już potrzebne w obecnej formie. Niektóre np. masz lub możesz mieć w wersji online. Np. jeśli nie chcesz wyrzucić instrukcji od drukarki, ale póki co i tak nigdy z niej nie skorzystałaś, sprawdź czy jest dostępna ona na stronie producenta. Przeważnie jest, a wtedy wersję papierową możesz wyrzucić, bo jeśli będziesz nagle potrzebować informacji, znajdziesz je w internecie.
• Upewnij się, czy wśród papierów przeznaczonych do wyrzucenia nie ma twoich danych osobowych. Dokumenty, które je zawierają, lepiej niszczyć przy pomocy niszczarki, albo przynajmniej porządnie podrzeć, zamazać dane i dopiero później wyrzucić.

Teraz ponownie przejrzyj każdy stosik. Podziel ją na kolejne kategorie. Jeśli np. zajmujesz się teraz dokumentacją medyczną, ułóż osobno wyniki badań, osobno zaświadczenia, osobno wypisy ze szpitala itd., a następnie każdy plik uporządkuj od najstarszego dokumentu do najnowszego.

Kategorie

Podziel na podkategorie wszystkie pozostałe stosiki i uszereguj dokumenty datami od najstarszych do najnowszych. Teraz włóż dokumenty kategoriami do osobnych pudeł lub segregatorów. To ważne, żeby każdą kategorię przechowywać osobno.

Podpisuj

Podpisz każdy segregator, np. „Umowy: internet, telefon, bank, prąd, gazownia”.

Znowu kategorie

W każdym segregatorze uporządkuj dokumenty podkategoriami. Np. dokumenty medyczne ułóż tak: najpierw wyniki badań od najnowszych do najstarszych, później zaświadczenia, opinie, wypisy, umowy itd. Dopasuj kolejność do swoich potrzeb i częstotliwości korzystania.

Karteczki

Wykorzystaj podziałki do segregatorów, kolorowe kartki albo naklejane karteczki i zaznacz nimi, gdzie zaczyna się kolejna podkategoria. Możesz też zapisać na nich dokładniejsze informacje o tym, co gdzie się znajduje (np. badania z 2022 r.), wtedy szybciej znajdziesz to, czego akurat szukasz.

Priorytety

Na koniec nadaj dokumentom na wysoki i niski priorytet.

• Najwyżej lub najgłębiej, czyli tam, gdzie najtrudniej jest się dostać, ułóż te pudła czy teczki, które są ci potrzebne bardzo rzadko. np. akty urodzenia czy ślubu itd. Na co dzień ich nie potrzebujesz, więc nie muszą być pod ręką.
• Najbliżej, tak, żeby móc najłatwiej  po nie sięgnąć, ustaw te dokumenty, których potrzebujesz najczęściej, a także te segregatory, do których będziesz najczęściej wkładać kolejne papiery, jak np. rachunki. To ważne, żeby nagle nie wyrosły ci kolejne stosy kartek na kuchennym parapecie!

Co dalej?

Właśnie! Co z kolejnymi wynikami, umowami, zawiadomieniami i zaświadczeniami? Warto na bieżąco wkładać je do odpowiednich segregatorów, a to, co niepotrzebne – od razu wyrzucać. Możesz też umówić się ze sobą, żeby odkładać wszystkie papiery w jedno miejsce i raz w tygodniu je segregować i odkładać we właściwe miejsce.

Brawo! Masz już super uporządkowane dokumenty!

Więcej porad jak radzić sobie z ADHD i spektrum autyzmu na codzień, przeczytasz w mojej najnowszej książce: