Często sporo czasu marnujemy na poszukiwanie zagubionych przedmiotów. Gdy funkcjonujemy w ładzie, rzadziej zapominamy o zadaniach do wykonania, nie popełniamy tylu błędów i mamy mniejszą tendencję do odpuszczania i zniechęcania się z powodu frustracji, irytacji i zniecierpliwienia – jednym słowem, nie doznajemy tylu dotkliwych skutków naszej impulsywności. 

Dlatego warto wprowadzać wokół siebie ład i minimalizm. Poza oczywistymi walorami estetycznymi pozwala to podwyższyć poziom koncentracji i zmniejszyć liczbę rozpraszaczy, a to usprawnia naszą pracę i działanie, co przekłada się na oszczędność czasu.

Pamiętaj, że przepracowywanie się i robienie wielu rzeczy naraz również nie jest dobrą strategią na oszczędzanie czasu. Gdy jesteś zmęczona, tracisz efektywność, wszystko idzie ci wolniej, jesteś mniej dokładna, więc prawdopodobnie pewne rzeczy będziesz musiała poprawiać albo zacząć od nowa. Możliwe, że wtedy nie zdołasz ich skończyć.

Wypoczynek i regeneracja, wysypianie się i relaks są ogromnie ważne dla naszego zdrowia psychicznego i fizycznego. Gdy pamiętamy o tym, by odpocząć, jesteśmy bardziej efektywne i wyregulowane emocjonalnie, a mniej zdekoncentrowane i przebodźcowane. Naszą pracę wykonujemy wtedy szybciej i skuteczniej, co znowu zapewnia nam oszczędność czasu.

Jak nie spóźnić się do pracy lub szkoły? 

Poranki potrafią być dla osoby z ADHD i w spektrum autyzmu stresujące i frustrujące. Zwykle chcemy pospać jak najdłużej, więc z reguły wstajemy za późno, musimy szybko się ogarnąć i ekspresowo wyszykować (często oporne) dzieci do szkoły lub przedszkola, a do tego spieszymy się do szkoły czy pracy.

Jednocześnie szukamy kluczyków do samochodu i prasujemy bluzkę, którą znalazłyśmy w ostatniej chwili. Miotamy się w chaosie, czując narastającą frustrację, ze świadomością, że pewnie i tak połowy rzeczy zapomnimy zabrać. Jeśli twoje autystyczne cechy każą ci połączyć to wszystko z palącą potrzebą odbycia porannych rytuałów, robi się z tego naprawdę frustrująca mieszanka.

Niestety znam to bardzo dobrze, szczególnie jeśli rano muszę dodatkowo przygotować dzieci do wyjścia. Mam swoje poranne (i wieczorne rytuały), które potrzebuję wykonać w odpowiedniej kolejności, a jeśli one zostaną zaburzone, odczuwam silny niepokój i napięcie, robię się drażliwa, marudna i zestresowana. Nie potrafię wyluzować ani ze spokojem rozwiązywać problemów moich córek, a moja frustracja udziela się im i niestety kończy się konfliktem.

Jeśli w trakcie porannego zbierania się towarzyszą ci różne męczące objawy, które nasilają się pod wpływem stresu, możesz czuć się szczególnie wyczerpana i przytłoczona. Niezależnie czy podobnie jak ja zmagasz się z autystycznymi rytuałami, czy borykasz się z chaotycznymi i frustrującymi porankami z powodów trudności z organizacją, wiedz jedno – te stresujące poranki można sobie trochę uprościć!

Ogarniaj rzeczy dzień wcześniej

• Często duże ułatwienie stanowi przygotowanie sobie (i dzieciom, jeśli je masz) ubrania dzień wcześniej, przed pójściem spać. Warto też wieczorem spakować torbę do pracy i sprawdzić, czy masz w niej wszystkie niezbędne rzeczy (np. portfel, dokumenty, wodę, identyfikator, szczotkę do włosów i wszystko, czego potrzebujesz).
• Te przedmioty, które musisz włożyć do niej rano (np. telefon, ładowarkę, komputer czy lunchbox) zapisz (albo narysuj) na kartce, a kartkę przyklej do torby. Dzięki temu o niczym nie zapomnisz, a dodatkowo nie będziesz rano biegać nerwowo po mieszkaniu, zastanawiając się, czy wszystko wzięłaś.
• Sprawdź również, czy kurtka, buty, szalik i rękawiczki są w komplecie i na swoim miejscu (jeśli masz dzieci, ucz je, żeby zawsze odkładały takie rzeczy na swoje miejsce. Poranne szukanie zgubionej czapki za kanapą może wyprowadzić nas z równowagi).
• Jeśli potrzebujesz zabrać ze sobą jedzenie, staraj się przygotować je dzień wcześniej (i zostawić w lodówce), a przynajmniej naszykować sobie składniki, z których szybciej zrobisz je rano. 
• Jeśli regularnie się ze wszystkim spóźniasz, zastanów się, czy nie lepiej byłoby wstawać 15-20 minut wcześniej, żeby ze wszystkim zdążyć. Często pomaga też przygotowanie listy czynności, które musisz wykonać rano, żeby o niczym nie zapomnieć.
  

Z mojego doświadczenia wynika, że naprawdę warto poświęcić te parę chwil wieczorem, żeby poranki były mniej stresujące!

Podziel sprawy według priorytetów

Na pewno zdajesz sobie sprawę, że ustalanie priorytetów jest ważnym elementem organizacji codziennego dnia. A co, jeśli są nimi są sprawy, które nas nie interesują, więc odkładamy je na wieczne później, ostatecznie ich nie realizujemy, a lista obowiązków tylko się wydłuża? Co, gdy łapiemy hiperfocus na przesadzanie kwiatków na balkonie zamiast płacić rachunki?.

Ja zawsze priorytetowo traktowałam te sprawy, które tu i teraz wydawały mi się atrakcyjniejsze, np. wybór dekoracji na święta, które będą za dwa miesiące, zamiast uporządkowania rachunków i dokumentów, co trzeba zrobić jak najszybciej. MY, neuroatypowe kobiety, regularnie mamy problemy z prioretyzacją zadań.

Pamiętajmy, że zalegające obowiązki, które nie są dla nas atrakcyjne, generują u nas niepotrzebne napięcie i niepokój. Wiemy, że i tak musimy się tym zająć, tylko wiecznie odwlekamy to na później, co powoduje u nas tylko wzrost stresu, a nierzadko gimnastyki, gdy okaże się, że nasze odwlekanie wpędziło nas w problemy, które wymagają niestandardowych i natychmiastowych rozwiązań. Warto więc uświadomić sobie, że załatwianie różnych rzeczy na bieżąco po prostu zdejmie z nas ten ciężar, a dodatkowo będziemy z siebie dumne, mogąc sobie przyznać tytuł „ogarniacza życia” 🙂

Macierz Eisenhowera

Od dawna pracuję nad ustalaniem priorytetów, przygotowując różne tabelki lub listy zadań podzielonych według ważności zgodnie z tzw. macierzą Eisenhowera. Kiedy czuję, że liczba obowiązków zaczyna mnie przytłaczać i nie wiem, za co się zabrać w pierwszej kolejności, zaczynam rozpisywać listę zadań według następującego schematu:

• PILNE WAŻNE
• PILNE NIEWAŻNE
• NIEPILNE WAŻNE
• NIEPILNE NIEWAŻNE

Gdzie:

• PILNE I WAŻNE – np. opłacenie faktur, rachunków, zrobienie porządku w umowach i dokumentach dla księgowych (bo trzeba to zrobić do 10-tego dnia każdego miesiąca).
• PILNE I NIEWAŻNE – np. coś, co musimy zrobić JUŻ, ale jeśli tego nie zrobimy, to świat się nie zawali. Może to być kupienie nowej sukienki na wesele koleżanki, które jest za 3 dni. Nie kupisz? Szkoda, ale najwyżej pożyczysz od kogoś albo założysz coś, co już masz w szafie.
• NIEPILNE I WAŻNE – coś, co możemy zrobić nieco później, np. w ciągu kilku dni, ale jest ważne, więc nie można tego odwlekać w nieskończoność. Mam na myśli np. umówienie się na przegląd do stomatologa czy rejestrację samochodu, którą musimy zrobić do końca miesiąca.
• NIEPILNE I NIEWAŻNE – czyli „ani świat się nie zawali, ani nie poniesiemy większych konsekwencji”, jeśli tego nie zrobimy. Będzie to np. wizyta u fryzjera czy wyprawa do sklepu po nowy dywan.

Oczywiście zdaję sobie sprawę, że kupno nowego dywanu czy podcięcie włosów może być dla ciebie ważne, ale tu chodzi o podzielenie spraw według ich znaczenia. Jeśli miałabyś ocenić, co technicznie jest ważniejsze: opłacenie faktury za prąd czy wizyta u fryzjerki, co byś wybrała?

Logika podpowiada, że rachunek za prąd ma wyższy priorytet. W naszym emocjonalnym odczuciu pewnie bardziej liczy się zadbanie o fryzurę, bo postrzegamy ją jako coś atrakcyjniejszego i przyjemniejszego. Dlatego istotne jest, żeby dzielić zadania według priorytetów – nie kierując się emocjami, tylko logiką i próbą przewidywania ewentualnych konsekwencji niezałatwienia jakiejś sprawy.

Przełożenie strzyżenia na kolejny tydzień może wywołać u nas poczucie straty (nie zrobimy tego, czego tak bardzo chcemy, więc możemy czuć smutek czy złość), ale nic więcej (twoje emocje są oczywiście ważne i znaczące, natomiast tutaj chodzi o ten obszar pozaemocjonalny). Nieopłacenie rachunku za prąd w terminie może z kolei skutkować naliczeniem dodatkowych odsetek, karą umownej czy nawet odcięciem prądu. Sprawa robi się poważna, jeśli w grę wchodzą konsekwencje finansowe czy prawne. Dlatego warto korzystać z macierzy Eisenhowera do określania priorytetów, a także pracować nad regulacją emocji, szczególnie, jeśli w wyborze zadań kierujemy się impulsywnością.

Technika rozbijania celu na mniejsze części

Świetnym sposobem na efektywniejszą realizację różnych zadań jest technika rozbijania celu, która bardzo dobrze się sprawdza przy większych planach i projektach, kiedy gubimy się w natłoku obowiązków. Dzięki niej możemy zaoszczędzić naprawdę mnóstwo czasu, który straciłybyśmy na poszukiwanie zgubionych przedmiotów czy nadrabianie spraw, których nie załatwiłyśmy wcześniej.

Określ najpierw swój główny cel

Np. remont kuchni.

Podziel główny cel na mniejsze, bardziej szczegółowe cele, np.

• Projekt nowej kuchni,
• Zakup materiałów i mebli,
• Wyniesienie rzeczy, sprzętów i mebli ze starej kuchni,
• Wymiana płytek kuchennych i przemalowanie ścian,
• Montaż nowych mebli i sprzętu,
• Sprzątanie i układanie akcesoriów kuchennych.

Teraz każdy z tych celów, rozbij na jeszcze mniejsze, bardzo konkretne kroki. Np. 

• Projekt nowej kuchni:a. Zadzwonić do projektanta wnętrz i umówić się na spotkanie
  b. Poszukać inspiracji w internecie
  c. Pokazać je na spotkaniu, omówić projekt
  d. Po otrzymaniu i zatwierdzeniu projektu, wybrać produkty do nowej kuchni
• Zakup materiałów i mebli do nowej kuchni:a. Zrobić dokładną listę zakupów z zaznaczeniem sklepów, w których kupię dane produkty. Np.
  – materiały budowlane (farby, płytki i klej do płytek, szpachlę, wiertarki, wałek do malowania itp.),
  – meble (np. szafki kuchenne, blat, stół i krzesła),
  – AGD (lodówka, kuchenka, zmywarka, mikrofalówka itd).b. Sprawdzić w internecie, czy na pewno konkretne produkty, sprzęty i meble są dostępne w danym sklepie i czy są zgodne z przygotowanym wcześniej projektem.
  c. Kupić produkty budowlane z gotową listą zakupów.
  d. Kupić meble kuchenne z gotową listą zakupów i projektem kuchni.
  e. Umówić termin dostawy i montażu mebli.
  f. Kupić AGD.
  g. Umówić termin dostawy i montażu AGD.

Każdy punkt należy jak najdokładniej rozpisać. Dzięki temu prace będą szły dużo sprawniej, zaoszczędzisz czas na jeżdżeniu i dokupowaniu tego, o czym byś zapomniała, i zapanujesz nad chaosem, a to wpłynie korzystnie na twoje samopoczucie i obniży poziom stresu. Dodatkowo może się okazać, że coś co cię wcześniej przerażało (np. remont), może być przyjemną przygodą.

Kiedy nie chce mi się czegoś zrobić… zacznij zadanie z myślą o zakończeniu 

Wiesz, że masz dużo do zrobienia i rozciągasz to w czasie, bo wielu spraw nie masz ochoty załatwiać. Dodatkowo denerwujesz się, bo z jednej strony ci się nie chce, a z drugiej wiesz, że musisz w końcu się tym zająć i że nie można w nieskończoność tego odwlekać. Jeśli trudno ci się zmotywować na przykład do posprzątania łazienki, wyobraź sobie na początku, jak będzie ona wyglądać po sprzątnięciu. Widząc w swojej głowie efekt końcowy, możesz poczuć się bardziej zmotywowana do rozpoczęcia tego co tak długo odwlekasz.

Jeżeli musisz wykonać jakieś zadanie, które jest dla ciebie wyjątkowo nie przyjemne, pomyśl jak przyjemnie będzie później zrobić to co bardzo lubisz. Przyjemność wzmocniona dwukrotnie 🙂

Zacznij od najważniejszego… a może od najszybszego? 

Wcześniej pisałam, że warto zacząć wykonywanie zadań od tych najważniejszych i najpilniejszych. Jest to znana i znakomita technika, jednak nie u każdego się sprawdza. Gdy masz przed sobą wiele zadań, a najważniejsze z nich zajmuje bardzo dużo czasu, to wykonanie go da ci chwilową ulgę, ale lista rzeczy do zrobienia nadal będzie długa. A to nie wpływa na ciebie motywująco.

Dlatego czasami warto zacząć wykonywać zadania od tych, które możesz zrobić najszybciej. Wykreślisz wtedy ze swojej listy sporą część spraw i zostaną tylko te, które wymagają większego skupienia i więcej czasu.

Jeśli musisz zadzwonić do elektryka, wstawić naczynia do zmywarki, spakować paczkę do wysłania, napisać esemesa z życzeniami do koleżanki – zrób to od razu. Skreślisz z listy pięć zadań, które zajmą ci pewnie nie więcej niż 30 minut.

Twoja lista zacznie się skracać, ty poczujesz dużą ulgę, a następnie z większą motywacją przejdziesz do bardziej czasochłonnych zadań.

Online

Żyjemy w czasach, w których przez internet można załatwić wszystko. Korzystaj z tego, bo w ten sposób możesz zaoszczędzić sporo czasu.

To co możesz załatwić online, załatwiaj online:

• zakupy przez internet z dostawą do domu,
• płacenie rachunków,
• kupowanie biletów czy wypełnianie wniosków w urzędach (większość spraw urzędowych również można już załatwiać online).

Odpuszczanie!

Pamiętaj też, że nie ma nic złego w odpuszczaniu, rezygnacji z niektórych zadań, jeśli nie wpłynie to w jakiś sposób na bezpieczeństwo twoje i twojej rodziny, konflikty z prawem, czy długi.  Mam na myśli odpuszczanie takich zadań, które nie zaważą na twoim „być albo nie być”, a podejmujesz się ich, bo obawiasz się krytyki, chcesz być i robić wszystko idealnie, chcesz czuć się ważna, potrzebna i zauważona.

Jest mnóstwo sposobów by tak było i niekoniecznie musi to być uporczywa walka by nadążyć za otoczeniem. Nie musisz gonić za innymi. Możesz dopasować swoje własne tempo pracy. Ja sama wielokrotnie zgadzałam się na realizacje każdego możliwego projektu. Nie potrafiłam odmawiać, bałam się, że jak to zrobię to stracę jakąś tam okazje, ktoś więcej mi tego nie zaproponuje. Więc zagryzałam zęby, walczyłam z natłokiem pracy, próbowałam godzić wszystko ze sobą i spinałam się by nikogo nie zawieźć.

Kończyło się wypaleniem, załamaniem, stanami depresyjnymi, zwiększonym lękiem, niechęcią do czegokolwiek i zawaleniem wielu innych projektów lub rezygnowaniem z czegoś w ostatniej chwili. Wpływało to na moje relacje z otoczeniem i moje własne zdrowie. Przerabiałam to wielokrotnie i zmusiło mnie to do refleksji i podjęcia pierwszych kroków w kierunku zmiany. Było to okropnie trudne, ale gdy się przełamałam i zrezygnowałam pierwszy, drugi a potem trzeci raz, dostrzegłam, że… świat się nie zawalił.

Wręcz przeciwnie, miałam więcej czasu na ogarnięcie innych rzeczy i po prostu byłam w stanie to zrobić, miałam mniej rozpraszaczy, stresu i myśli dookoła, więc robiłam konieczne rzeczy dokładniej i szybciej, miałam więcej czasu dla siebie i bliskich, byłam w mniejszym stresie, co przekładało się na lepszy wypoczynek i samopoczucie, dobry nastrój i chęci do działania. A odrzucone propozycje po jakimś czasie wracały. Dodatkowo osoby, które widziały, że nie jestem dostępna na każdym kroku i na każde zawołanie, zaczęły bardziej szanować mój czas, pracę i doceniać moją wartość.

Zaakceptowałam to, że niektórych rzeczy nie będę w stanie dobrze zrobić, w odpowiednim czasie, albo w ogóle ich nie zrobię.  Nauczyłam się delegować zadania i odpuściłam kontrolę nad wszystkim. Dając większą swobodę ludziom w moim otoczeniu, dostrzegłam, że nie tracę na wartości, jeśli ja sama czegoś nie zrobię, tylko oddam jakąś część innym.

Jeśli masz wątpliwości czy możesz z czegoś zrezygnować, zadaj sobie pytania:

• „Co się stanie jak tego nie zrobię?”,
• „Co się stanie jak tego nie zrobię teraz?”,
• „Co się stanie jak zrobię to za tydzień, miesiąc lub kilka?”,
• „Co się stanie jeśli to zadanie zrobi ktoś inny niż ja?”,
• „Co się stanie jeśli to zadanie zrobię mniej dokładnie?”

A co najważniejsze, zadaj sobie pytanie:

„co JA będę z tego miała?”

Satysfakcję, nowe umiejętności, pieniądze czy stres, nieprzespaną noc, ból głowy, wypalenie i dwa tygodnie dochodzenia do siebie? Analizuj korzyści i straty, plusy i minusy, wady i zalety.

I stawiaj siebie na pierwszym miejscu.

Więcej przeczytasz w mojej nowej książce: